1. Normas de confidencialidad
1.1 Definiciones
1.1.1 Campus UNLOQ: Un entorno digital seguro para facilitar el coaching y los procesos de coaching. Dentro de UNLOQ Campus, el coach y el coachee (cliente del coach) mantienen un diálogo de coaching en línea, llevan a cabo tareas e intervenciones y comparten archivos multimedia.
1.1.2 Datos personales: cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable como coach o coachee, (ambos "implicados"). Una persona física identificable es alguien que puede ser identificado, directa o indirectamente, en particular por un identificador como un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o por uno o más factores específicos de la identidad física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural o social de dicha persona física.
1.1.3 Suministro de datos personales: Publicación o suministro de datos personales en UNLOQ Campus.
1.1.4 Tratamiento de datos personales: cualquier tratamiento o conjunto de tratamientos de datos personales o de conjuntos de datos personales, efectuados o no mediante procedimientos automatizados, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, así como su bloqueo, supresión o destrucción.
1.1.5 Encargado del tratamiento: Persona física o jurídica, autoridad pública, agencia u otro organismo que, solo o junto con otros, determina los fines y medios del tratamiento de datos personales, siendo el entrenador o supervisor que ofrece orientación en línea a través de UNLOQ Campus a sus clientes.
1.1.6 Encargado del tratamiento: Una persona física o jurídica, un organismo gubernamental, una agencia u otro organismo que procesa datos personales en nombre del Encargado del Tratamiento, siendo: UNLOQ Campus (parte de UNLOQ B.V.), con sede en Tilburg. Dirección postal: Stationsstraat 24-01, 5038 ED Tilburg, Países Bajos.
1.1.7 Coachee: El coachee (también cliente / cliente del Coach) que hace uso de UNLOQ Campus para la orientación.
1.1.8 Coach: El coach/supervisor (también el encargado del tratamiento) que hace uso de UNLOQ Campus en la supervisión de sus coachees.
1.1.9 Responsable de organización: La persona que gestiona la cuenta de la organización dentro de UNLOQ Campus. Puede añadir entrenadores a la cuenta y asignar entrenados a los entrenadores. Los responsables de la organización pueden gestionar los datos del perfil (por ejemplo, nombre y correo electrónico) de los coaches y coachees. Los responsables de la organización no pueden acceder a los datos relativos al diálogo entre entrenadores y coachees.
1.1.10 Involucrados: Coachee y/o Coach
1.1.11 (Grupo)Diálogo: Funcionalidad dentro de UNLOQ Campus en la que el/los Coachee(s) y el/los Coach(s) comparten voluntariamente información relativa al proceso de coaching u orientación. En el diálogo se pueden compartir datos personales especiales, tales como -pero no limitados a- datos sobre la salud física y datos sobre el bienestar psicológico.
1.1.12 Intervención: Una funcionalidad dentro de UNLOQ Campus en la que el Coachee y el Coach comparten voluntariamente información con respecto al proceso de coaching u orientación. En la intervención, se pueden compartir datos personales especiales, tales como - pero no limitados a - datos sobre la salud física y datos sobre el bienestar psicológico.
1.1.13 Caja de herramientas: Una funcionalidad dentro de UNLOQ Campus en la que el Coachee y el Coach comparten voluntariamente información con respecto al proceso de coaching u orientación. La mediateca puede compartir datos personales especiales, tales como -pero no limitados a- datos de salud física y datos sobre bienestar psicológico.
1.1.14 Registro de sesiones del cliente, hoja de horas y panel de control: Con estas funciones dentro de UNLOQ Campus el Coach puede llevar un registro de información sobre su Coachee, como informes de sesiones y el número de horas dedicadas al Coachee. Esto puede contener datos personales especiales, como datos sobre la salud física y datos sobre el bienestar psicológico.
1.2 Coachee
1.2.1 Categorías de datos personales
En UNLOQ Campus se recogen tanto datos personales como datos personales especiales:
Datos relativos a la identificación y la comunicación (dirección de correo electrónico, nombre y apellidos, fecha de nacimiento, sexo y foto de pasaporte (opcional), número de teléfono, idioma (NL/EN); la introducción de gran parte de los datos no es necesaria para la prestación del servicio. Los únicos datos personales obligatorios para la prestación del servicio son la dirección de correo electrónico, el nombre y apellidos y el idioma (NL/EN). Los demás datos son voluntarios.;
Datos cualitativos sobre el proceso de apoyo dentro del (Group)Dialoog, Intervention, Toolbox, Client Session Log, Timesheet & Dashboard. Esto también puede incluir información personal especial como datos relacionados con la salud, el origen racial y la orientación sexual si el coachee aporta esto para la prestación de servicios (el proceso de desarrollo personal). Esto no es obligatorio y sólo es introducido explícitamente por el cliente.;
Datos relacionados con la actividad dentro de UNLOQ Campus para supervisar los procesos informáticos (intentos de inicio de sesión, actividad en UNLOQ Campus (publicación de mensajes, última actividad), mensajes de error).
1.2.2 Finalidades del tratamiento
Las principales finalidades del tratamiento de los datos personales del Coach (Responsable) son:
Realizar un programa de coaching en línea
Permitir la identificación y comunicación con su coachee
La finalidad de UNLOQ Campus (Encargado del tratamiento) para la ejecución del contrato es el tratamiento de los datos personales en el marco de la prestación del servicio al cliente y del seguimiento de los procesos informáticos.
Los datos personales se recogen a través de:
La página de cliente en UNLOQ Campus, en la que Coach y Coachee pueden rellenar información sobre el Coachee;
La actividad en UNLOQ Campus a través del (Grupo)Dialoog, la Intervención, la Caja de Herramientas, el Registro de Sesiones del Cliente, la Hoja de Tiempos y el Cuadro de Mando del Coach sobre el Cliente. No se almacenarán más datos personales de los necesarios para estos fines.
1.2.3 Base del procesamiento (Artículo 6 GDPR)
1.2.3.1 La base para el procesamiento de datos personales es necesaria para la ejecución del acuerdo con el involucrado.
1.2.3.2 La base para el tratamiento de datos personales especiales es que el tratamiento se refiere a datos personales que aparentemente han sido hechos públicos por el implicado (Artículo 9(2)(E) y (H) del GDPR).
1.2.3.3 El Coachee puede ejercer en cualquier momento sus derechos (véase 2.6) y modificar o interrumpir el tratamiento.
1.2.4 Categorías de datos personales obtenidos por terceros
No existen categorías de datos personales que no sean obtenidos por el Coach o el Coachee sino por terceros. Esto significa que todos los datos personales del Coach y del Coachee serán conocidos por UNLOQ Campus porque son compartidos por Coach y Coachee y no han sido obtenidos de otra parte.
1.2.5 Destinatarios de los datos personales
1.2.5.1 Los datos personales del Coachee se comparten con Coach y Coachee.
1.2.5.2 Los datos personales relativos a la identificación y la comunicación también son visibles para los empleados del Servicio de Atención al Cliente e Informática del Campus UNLOQ.
1.2.5.3 Los datos personales relacionados con el proceso de coaching (información cualitativa del (Group)Dialoog, Intervention, Toolbox, Client Session Log, Timesheet & Dashboard) están sujetos a estrictas normas de autorización y para la supervisión de los procesos de TI sólo son visibles para el Line Manager ICT Services dentro de UNLOQ Campus.
1.2.6 Derechos del tutor
1.2.6.1 Derecho de inspección
El Coachee tiene derecho a tomar conocimiento de los datos personales relativos a su persona y a recibir una copia de los mismos. Para ello, presentará una solicitud por escrito a su Coach. Si, en opinión del Coach, es plausible que la inspección directa pueda provocar daños a la salud del Coachee, o una interpretación incorrecta de los datos registrados, podrá recomendar que la inspección se realice bajo su supervisión. El Coach informará de la solicitud del Coachee al Account Manager de UNLOQ Campus tan pronto como sea razonablemente posible, quien la transmitirá al administrador informático de la organización. La copia de los datos personales relativos al Coachee será comunicada a UNLOQ Campus por el Administrador de TI al Coach responsable del tratamiento, y al Coachee implicado, a más tardar cuatro semanas después de la solicitud.
1.2.6.2 Derecho de rectificación
El Coachee puede solicitar que se rectifiquen o completen los datos personales que le conciernen con el fin de corregir errores u omisiones. Él o ella pueden hacerlo en gran medida por sí mismos iniciando sesión en UNLOQ Campus y ajustando los datos. Para los datos personales especiales que se comparten en los Registros de Sesiones de Cliente del Coach, el Coachee debe presentar una solicitud escrita y motivada al Coach. El Coach informará al Administrador de Cuentas de UNLOQ Campus tan pronto como sea razonablemente posible de la solicitud del Coachee, quien la transmitirá al Administrador de TI dentro de la organización. El Administrador de TI notificará al Coach y al Coachee la rectificación de los datos personales relativos al Coachee a más tardar cuatro semanas después de la solicitud a UNLOQ Campus.
1.2.6.3 Derecho al olvido
El Coachee tiene derecho en todo momento a que se supriman sin demora los datos personales que le conciernen. Los Coachees pueden hacerlo por sí mismos eliminando su propia cuenta dentro de UNLOQ Campus. Al eliminar la cuenta dentro de UNLOQ Campus, todos los datos personales del Coachee serán eliminados de los sistemas. Los coaches también pueden hacerlo enviando una solicitud por escrito al gestor de cuentas de UNLOQ Campus, que la transmitirá al administrador de TI de la organización. Los datos personales en cuestión se suprimirán en un plazo de 4 semanas.
1.2.6.4 Derecho a la limitación del tratamiento
Los Coachees tienen derecho a una limitación temporal del tratamiento (sólo almacenamiento y no tratamiento posterior de los datos) si:
El implicado cuestiona la exactitud de los datos personales;
El tratamiento es ilícito, pero el implicado no exige la supresión de los datos personales;
El Coach ya no necesita disponer de los datos, pero el Coachee los necesita para un asunto legal;
El Coachee se ha opuesto al tratamiento de los datos personales
En caso de que el Coachee desee ejercer este derecho, deberá presentar una solicitud por escrito al Coach. El Coach informará tan pronto como sea razonablemente posible al Gestor de Cuentas de UNLOQ Campus de la solicitud del Coachee, quien la transmitirá al Administrador de TI de la organización. La solicitud de restringir el procesamiento se concederá a UNLOQ Campus tan pronto como sea razonablemente posible y, en cualquier caso, a más tardar cuatro semanas después de la solicitud.
1.2.6.5 Derecho a la transferibilidad de los datos
El Coachee tiene derecho a obtener los datos personales facilitados en UNLOQ Campus de forma estructurada, común y legible por máquina y a transferir dichos datos a un tercero sin que UNLOQ Campus se lo impida.
En caso de que el Coachee desee ejercer este derecho, podrá guardar las páginas de UNLOQ Campus en su ordenador o imprimirlas. Alternativamente, él o ella puede presentar una solicitud por escrito al Coach. El tutor informará al gestor de cuentas de UNLOQ Campus tan pronto como sea razonablemente posible de la solicitud del participante, quien la transmitirá al administrador de TI de la organización. La solicitud será atendida tan pronto como sea razonablemente posible y, en cualquier caso, a más tardar cuatro semanas después de la solicitud a UNLOQ Campus.
1.2.6.6 Derecho a presentar una reclamación
Si el Coachee considera que no se están cumpliendo las disposiciones del presente reglamento y/o del Reglamento General de Protección de Datos, tiene derecho a presentar una reclamación al respecto ante la Autoridad de Datos Personales.
1.2.6.7 Períodos de conservación
Los datos personales se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para alcanzar los fines para los que se tratan. Con el fin de garantizar que el coachee tenga acceso a su diálogo una vez finalizado el proceso, lo que puede ser importante para alcanzar los objetivos, UNLOQ Campus almacena los datos durante un máximo de dos años tras la finalización del proceso de coaching en cuestión (que se medirá con respecto a la última actividad del coachee). Salvo que el propio coachee haya borrado sus datos (ejercido su derecho al olvido).
1.2.6.8 Transferencia de datos personales
No está permitida la transferencia de datos personales a otro responsable, a menos que el Coachee dé su consentimiento explícito para ello. Con esto queremos decir que los datos del Coachee no se comparten con ningún otro responsable que no sea el Encargado del Tratamiento.
1.2.6.9 Derecho de oposición
El Coachee tiene en todo momento derecho a oponerse al tratamiento de los datos personales que le conciernen por motivos relacionados con su situación particular.
El Coachee presentará una solicitud por escrito a tal efecto a su Coach. Si es necesario, el Coach se pondrá en contacto con el Director de Cuentas de UNLOQ Campus para tratar el asunto. UNLOQ Campus ejecutará la solicitud en un plazo de cuatro semanas a partir de la recepción de la misma e informará de ello por escrito al Coach.
1.3 Entrenador
1.3.1 Categorías de datos personales
Las categorías de datos personales que se recopilan del Entrenador son tanto datos personales como datos personales especiales.
Datos relativos a la identificación (dirección de correo electrónico, nombre y apellidos, fecha de nacimiento, sexo, foto de pasaporte (opcional), número de teléfono, idioma (NL/EN)) (La introducción de gran parte de los datos no es necesaria para la prestación del servicio). Los únicos datos personales necesarios para la prestación del servicio son la dirección de correo electrónico, el nombre y apellidos y el idioma (NL/EN).
Datos cualitativos sobre el proceso de apoyo dentro del (Grupo)Diálogo, la Intervención, la Caja de Herramientas, el Registro de Sesiones del Cliente, la Hoja de Horarios y el Cuadro de Mando (aunque lo más probable es que esta categoría de datos personales cualitativos sólo se refiera al Coachee);
Datos relativos a la actividad dentro de UNLOQ Campus (intentos de inicio de sesión, actividad en UNLOQ Campus (publicación de mensajes, última actividad), mensajes de error);
Datos relativos a la comunicación (de marketing) entre UNLOQ Campus y el Coachee (nivel de actividad, nivel de apertura/lectura de correos electrónicos, número de clientes activos, número de clientes inactivos, servicios y productos adquiridos, ubicación;
Datos contables (datos de dirección, datos de facturación, número de cuenta bancaria, producto adquirido, fecha de entrada de la licencia).
1.3.2 Finalidades del tratamiento
Las principales finalidades del tratamiento de los datos personales son:
Realizar un programa de coaching en línea
Permitir la identificación y comunicación con el Coach
Gestión dentro de UNLOQ Campus (atención al cliente, seguimiento de los procesos informáticos, administración (financiera), facturación).
Los datos personales se recogen a través de:
La página del Coach en UNLOQ Campus, donde el Coach puede rellenar información sobre sí mismo;
La actividad en UNLOQ Campus a través del (Grupo)Dialoog, Intervención, Caja de herramientas, Registro de sesiones de clientes, Hoja de horas y Cuadro de mando;
Registro de la actividad en UNLOQ Campus;
Contacto con el servicio de atención al cliente y pagos.
No se almacenarán ni conservarán más datos personales de los necesarios para estos fines.
1.3.3 Base del tratamiento
1.3.3.1 El tratamiento de los datos personales se basa en el hecho de que el tratamiento de los datos personales es necesario para la ejecución del contrato con el interesado.
1.3.3.2 La base para el tratamiento de datos personales especiales (la foto de pasaporte no obligatoria y la información autocompartida no obligatoria en (Group)Dialoog, Intervention, Toolbox, Client Session Log, Timesheet & Dashboard) es que el tratamiento se refiere a datos personales que aparentemente han sido hechos públicos por el interesado (Artículo 9, párrafo 2, bajo E y H GDPR).
1.3.3.3 El Coach podrá ejercer sus derechos en cualquier momento y modificar o interrumpir el tratamiento de los datos personales.
1.3.4 Destinatarios de los datos personales
1.3.4.1 Los datos personales del Entrenador no son accesibles a terceros, a excepción de los datos que se proporcionan a los subprocesadores para la ejecución del acuerdo entre UNLOQ Campus y el Entrenador. Estas transferencias de datos y los derechos y obligaciones que conllevan se establecen en los contratos del procesador con cada subprocesador. También se puede encontrar más información en el acuerdo de procesamiento entre Coach/Organización como responsable del procesamiento y UNLOQ Campus como agente de procesamiento.
1.3.4.2 Sólo con el consentimiento expreso del Entrenador, terceros podrán acceder a los datos personales del Entrenador que se comparten en UNLOQ Campus.
1.3.5 Derechos del tutor
1.3.5.1 Derecho de inspección
El tutor tiene derecho a tomar conocimiento de los datos personales relativos a su persona y a recibir una copia de los mismos. Para ello, presentará una solicitud por escrito al gestor de cuentas de UNLOQ Campus. Este último transmitirá la solicitud al administrador informático. El derecho será satisfecho en un plazo de cuatro semanas a partir de la solicitud.
1.3.5.2 Derecho de rectificación
El Entrenador puede solicitar la rectificación o adición de los datos personales que le conciernen con el fin de corregir errores u omisiones. En gran medida, puede hacerlo por sí mismo accediendo a su propia página de perfil dentro de UNLOQ Campus. Presentará una solicitud escrita y motivada al gestor de cuentas de UNLOQ Campus. Este último transmitirá la solicitud al administrador informático. El derecho se hará efectivo en un plazo de cuatro semanas a partir de la solicitud.
1.3.5.3 Derecho al olvido
El Entrenador tiene derecho a que se supriman sin demora los datos personales que le conciernen. Los entrenadores pueden hacerlo enviando un correo electrónico al gestor de cuentas de UNLOQ Campus, que transmitirá la solicitud al administrador informático de la organización. Los datos personales pertinentes se suprimirán en un plazo de 4 semanas.
1.3.5.4 Derecho a la limitación del tratamiento
El Entrenador tiene derecho a una limitación temporal del tratamiento si:
Se cuestiona la exactitud de los datos personales por parte del Coach;
El tratamiento es ilícito, pero el Coach no exige la supresión de los datos personales;
El Coach se ha opuesto al tratamiento de los datos personales.
El Entrenador presentará una solicitud escrita y motivada al Gestor de Cuentas de UNLOQ Campus. Este último transmitirá la solicitud al administrador informático. El derecho se respetará en un plazo de cuatro semanas a partir de la solicitud.
1.3.5.5 Derecho a la transferibilidad de los datos
El Entrenador tiene derecho a obtener los datos personales que ha facilitado a UNLOQ Campus de forma estructurada, común y legible por máquina y a transferir dichos datos a un tercero sin que UNLOQ Campus se lo impida.
1.3.5.6 Plazos de conservación
Los datos personales no se conservarán más tiempo del necesario para los fines para los que se tratan, pero en cualquier caso no se conservarán más de un máximo de dos años a partir de la finalización del proceso de coaching en cuestión.
1.3.5.7 Transferencia de datos personales
No está permitida la transferencia de datos personales a terceros a menos que el Coach dé su consentimiento explícito.
1.3.5.8 Derecho de oposición
El Coach tiene derecho en todo momento a oponerse al tratamiento de los datos personales que le conciernen por motivos relacionados con su situación particular. Para ello, presentará una solicitud escrita y motivada a UNLOQ Campus. UNLOQ Campus notificará por escrito su decisión al interesado en un plazo de cuatro semanas a partir de la recepción de la solicitud.
Versión 11 - 22 de junio de 2022