Règlement relatif à la protection de la vie privée
1.1 Définitions
1.1.1 Campus UNLOQ : Un environnement numérique sécurisé pour faciliter le coaching et les processus de coaching. Dans UNLOQ Campus, le coach et le coaché (client du coach) mènent un dialogue de coaching en ligne, effectuent des missions et des interventions et partagent des fichiers multimédias.
1.1.2 Données personnelles : toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable en tant que coach ou coaché (tous deux "concernés"). Une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou par un ou plusieurs facteurs spécifiques à l'identité physique, physiologique, génétique, mentale, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique.
1.1.3 Fourniture de données à caractère personnel : Publication ou fourniture de données à caractère personnel dans le Campus UNLOQ.
1.1.4 Traitement des données à caractère personnel : tout traitement ou ensemble d'opérations de traitement effectué sur des données à caractère personnel ou des ensembles de données à caractère personnel, que ce soit ou non par des moyens automatisés, tels que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la divulgation par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'association, le blocage, l'effacement ou la destruction.
1.1.5 Responsable du traitement : Une personne physique ou morale, une autorité publique, une agence ou un autre organisme qui, seul ou avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel, à savoir le coach ou le superviseur qui offre à ses clients des conseils en ligne via le Campus UNLOQ.
1.1.6 Sous-traitant : Une personne physique ou morale, une agence gouvernementale, une agence ou un autre organisme qui traite les données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement, à savoir : UNLOQ Campus (qui fait partie d'UNLOQ B.V.), établi à Tilburg. Son adresse postale est la suivante Stationsstraat 24-01, 5038 ED Tilburg, Pays-Bas.
1.1.7 Personne à coacher : la personne à coacher (également client / client du coach) qui fait appel à UNLOQ Campus pour l'accompagnement.
1.1.8 Coach : Le coach/superviseur (également l'agent de traitement) qui utilise UNLOQ Campus pour superviser ses coachés.
1.1.9 Gestionnaire de l'organisation : La personne qui gère le compte de l'organisation dans UNLOQ Campus. Il est en mesure d'ajouter des coachs au compte et d'affecter des coachs aux coachs. Les responsables d'organisation peuvent gérer les données de profil (par exemple, le nom et l'adresse électronique) des entraîneurs et des coachés. Les responsables d'organisation ne peuvent pas accéder aux données relatives au dialogue entre les coachs et les coachés.
1.1.10 Impliqué : Personne coachée et/ou coach
1.1.11 Dialogue (de groupe) : Fonctionnalité du Campus UNLOQ dans laquelle le(s) coaché(s) et le(s) coach(s) partagent volontairement des informations concernant le processus de coaching ou d'orientation. Des données personnelles particulières peuvent être partagées dans le cadre du dialogue, telles que - mais sans s'y limiter - des données sur la santé physique et sur le bien-être psychologique.
1.1.12 Intervention : Fonctionnalité du Campus UNLOQ dans laquelle la personne à coacher et le coach partagent volontairement des informations concernant le processus de coaching ou d'orientation. Dans le cadre de l'intervention, des données personnelles spécifiques peuvent être partagées, telles que - mais sans s'y limiter - des données sur la santé physique et des données sur le bien-être psychologique.
1.1.13 Boîte à outils : Une fonctionnalité du Campus UNLOQ dans laquelle la personne à coacher et le coach partagent volontairement des informations relatives au processus de coaching ou de guidance. La médiathèque peut partager des données personnelles particulières, telles que - mais sans s'y limiter - des données sur la santé physique et des données sur le bien-être psychologique.
1.1.14 Journal de session du client, feuille de temps et tableau de bord : Grâce à ces fonctions du Campus UNLOQ, le Coach peut suivre les informations relatives à son Coaché, telles que les rapports de session et le nombre d'heures consacrées au Coaché. Ces informations peuvent contenir des données personnelles particulières, telles que des données sur la santé physique et sur le bien-être psychologique.
1.2 Le Coaché
1.2.1 Catégories de données à caractère personnel
Des données personnelles et des données personnelles particulières sont collectées au sein du Campus UNLOQ :
Données relatives à l'identification et à la communication (adresse électronique, nom et prénom, date de naissance, sexe et photo d'identité (facultatif), numéro de téléphone, langue (NL/EN) ; la saisie d'une grande partie des données n'est pas nécessaire à la fourniture du service. Les seules données personnelles obligatoires pour la fourniture du service sont l'adresse électronique, le nom et le prénom, et la langue (NL/EN). Les autres données sont facultatives ;
Données qualitatives sur le processus de soutien dans le cadre du (Group)Dialoog, de l'intervention, de la boîte à outils, du journal des sessions du client, de la feuille de temps et du tableau de bord. Il peut également s'agir d'informations personnelles particulières telles que des données relatives à la santé, à l'origine raciale et à l'orientation sexuelle si le coaché y contribue dans le cadre de la prestation de services (processus de développement personnel). Ces informations ne sont pas obligatoires et ne sont saisies explicitement que par le client ;
Données relatives à l'activité au sein du Campus UNLOQ afin de surveiller les processus informatiques (tentatives de connexion, activité sur le Campus UNLOQ (publication de messages, dernière activité), messages d'erreur).
1.2.2 Finalités du traitement
Les principaux objectifs du traitement des données à caractère personnel pour le coach (responsable) sont les suivants :
réaliser un programme de coaching en ligne
permettre l'identification de son coach et la communication avec lui.
La finalité d'UNLOQ Campus (Responsable du traitement) dans le cadre de l'exécution du contrat est le traitement des données à caractère personnel dans le contexte de la fourniture d'un service à la clientèle et du suivi des processus informatiques.
Les données à caractère personnel sont collectées par le biais de :
La page client sur UNLOQ Campus, sur laquelle le coach et le coaché peuvent remplir des informations sur le coaché ;
L'activité sur le Campus UNLOQ par le biais du dialogue (de groupe), de l'intervention, de la boîte à outils, du journal de session du client, de la feuille de temps et du tableau de bord par le coach sur le client. Les données à caractère personnel stockées ne sont pas plus nombreuses que celles nécessaires à la réalisation de ces objectifs.
1.2.3 Base du traitement (article 6 du RGPD)
1.2.3.1 La base du traitement des données à caractère personnel est nécessaire à l'exécution de l'accord avec la personne concernée.
1.2.3.2 Le traitement de données à caractère personnel particulières est fondé sur le fait que le traitement concerne des données à caractère personnel qui ont apparemment été rendues publiques par l'intéressé (article 9, paragraphe 2, points E et H, du RGPD).
1.2.3.3 Le coaché peut à tout moment exercer ses droits (voir 2.6) et modifier ou interrompre le traitement.
1.2.4 Catégories de données à caractère personnel obtenues par des tiers
Il n'existe pas de catégories de données à caractère personnel qui ne soient pas obtenues par le coach ou le coaché, mais par des tiers. Cela signifie que toutes les données à caractère personnel du Coach et de la personne à coacher seront connues d'UNLOQ Campus parce qu'elles sont partagées par le Coach et la personne à coacher et qu'elles n'ont pas été obtenues auprès d'une autre partie.
1.2.5 Destinataires des données personnelles
1.2.5.1 Les données personnelles de la personne à coacher sont partagées avec le coach et la personne à coacher.
1.2.5.2 Les données personnelles relatives à l'identification et à la communication sont également visibles par les employés du Campus UNLOQ, le service clientèle et le service informatique.
1.2.5.3 Les données à caractère personnel relatives au processus de coaching (informations qualitatives provenant du (Group)Dialoog, de l'intervention, de la boîte à outils, du journal des sessions du client, de la feuille de temps et du tableau de bord) sont soumises à des règles d'autorisation strictes et, pour le suivi des processus informatiques, ne sont visibles que par le responsable des services TIC au sein du campus d'UNLOQ.
1.2.6 Droits du coaché
1.2.6.1 Droit d'inspection
Le Coaché a le droit de prendre connaissance des données à caractère personnel le concernant et d'en recevoir une copie. Il en fera la demande par écrit à son Coach. Si, de l'avis du Coach, il est plausible qu'une inspection directe puisse conduire à une atteinte à la santé du Coaché ou à une interprétation erronée des données enregistrées, il peut recommander que l'inspection ait lieu sous sa propre supervision. Le Coach informera le gestionnaire de compte du Campus UNLOQ dans les meilleurs délais de la demande du Coaché, qui la transmettra à l'administrateur informatique de l'organisation. La copie des données à caractère personnel relatives au Coaché sera communiquée au Campus UNLOQ par l'administrateur informatique au Coach responsable du traitement et au Coaché concerné, au plus tard quatre semaines après la demande.
1.2.6.2 Droit de rectification
Le Coaché peut demander la rectification ou l'ajout de données à caractère personnel le concernant afin de corriger des erreurs ou des omissions. Il peut largement le faire lui-même en se connectant à UNLOQ Campus et en ajustant les données. Pour les données personnelles particulières qui sont partagées dans les journaux de session du coach, le coaché doit soumettre une demande écrite et motivée au coach. Le Coach informera le gestionnaire de compte du Campus UNLOQ dès que possible de la demande du Coaché, qui la transmettra à l'administrateur informatique de l'organisation. L'administrateur informatique informera le coach et le coaché de la rectification des données à caractère personnel concernant le coaché au plus tard quatre semaines après la demande adressée au Campus UNLOQ.
1.2.6.3 Droit à l'oubli
Le Coaché a à tout moment le droit de faire effacer sans délai les données à caractère personnel le concernant. Les personnes en formation peuvent le faire elles-mêmes en supprimant leur compte dans le cadre du programme UNLOQ Campus. En supprimant le compte dans UNLOQ Campus, toutes les données à caractère personnel de la personne à coacher seront supprimées des systèmes. Les personnes en formation peuvent également envoyer une demande écrite au gestionnaire de compte du Campus UNLOQ, qui la transmettra à l'administrateur informatique de l'organisation. Les données à caractère personnel en question seront alors supprimées dans un délai de quatre semaines.
1.2.6.4 Droit à la limitation du traitement
Les personnes en formation ont le droit de demander une limitation temporaire du traitement (stockage uniquement et aucun traitement ultérieur des données) dans les cas suivants
L'impliqué conteste l'exactitude des données à caractère personnel ;
Le traitement est illégal, mais l'intéressé n'exige pas l'effacement des données à caractère personnel ;
Le coach n'a plus besoin de disposer des données, mais le coaché a besoin des données pour une question juridique ;
Le coaché s'est opposé au traitement des données à caractère personnel.
Si le coaché souhaite exercer ce droit, il en fait la demande par écrit au coach. Le coach informera le gestionnaire de compte du Campus UNLOQ dans les meilleurs délais de la demande du coaché, qui la transmettra à l'administrateur informatique de l'organisation. La demande de limitation du traitement sera accordée au Campus UNLOQ dès que cela sera raisonnablement possible et, en tout état de cause, au plus tard quatre semaines après la demande.
1.2.6.5 Droit à la transférabilité des données
Le Contractant a le droit d'obtenir les données personnelles fournies au sein du Campus UNLOQ sous une forme structurée, commune et lisible par machine et de transférer ces données à un tiers sans que le Campus UNLOQ n'y fasse obstacle.
Si le coaché souhaite exercer ce droit, il peut sauvegarder les pages de UNLOQ Campus sur son ordinateur ou les imprimer. Il peut également en faire la demande par écrit au Coach. Le Coach informera dès que possible le gestionnaire de compte du Campus UNLOQ de la demande du Coaché, qui la transmettra à l'administrateur informatique de l'organisation. La demande sera honorée dès que possible et, en tout état de cause, au plus tard quatre semaines après la demande adressée au Campus UNLOQ.
1.2.6.6 Droit de déposer une plainte
Si le Coaché estime que les dispositions du présent règlement et/ou du Règlement général sur la protection des données ne sont pas respectées, il a le droit d'introduire une réclamation à ce sujet auprès de l'Autorité pour les données personnelles.
1.2.6.7 Périodes de conservation
Les données à caractère personnel ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Afin de garantir qu'un coaché ait accès à son dialogue après la fin du processus, ce qui peut être important pour atteindre les objectifs, UNLOQ Campus conserve les données pendant un maximum de deux ans après la fin du processus de coaching en question (à mesurer par rapport à la dernière activité du coaché). Sauf si le coaché a lui-même supprimé ses données (exercé son droit à l'oubli).
1.2.6.8 Transfert de données à caractère personnel
Le transfert de données à caractère personnel à un autre responsable n'est pas autorisé, à moins que le coaché n'y consente explicitement. Cela signifie que les données du coaché ne sont pas communiquées à un autre coach que le responsable du traitement.
1.2.6.9 Droit d'opposition
Le coaché a à tout moment le droit de s'opposer au traitement des données à caractère personnel le concernant pour des raisons tenant à sa situation particulière.
Le Coaché soumettra une demande écrite à cet effet à son Coach. Si nécessaire, le Coach prendra contact avec le Account Manager du Campus UNLOQ pour discuter de la question. Le Campus UNLOQ exécute la demande dans un délai de quatre semaines à compter de la réception de la demande et en informe le Coach par écrit.
1.3 Coach
1.3.1 Catégories de données personnelles
Les catégories de données personnelles collectées auprès du Coach sont à la fois des données personnelles et des données personnelles particulières.
Données relatives à l'identification (adresse e-mail, nom et prénom, date de naissance, sexe, photo d'identité (facultatif), numéro de téléphone, langue (NL/EN)) (La saisie d'une grande partie des données n'est pas nécessaire à la fourniture du service). Les seules données personnelles nécessaires à la fourniture du service sont l'adresse électronique, le nom et le prénom, et la langue (NL/EN).
Les données qualitatives relatives au processus de soutien dans le cadre du dialogue (de groupe), de l'intervention, de la boîte à outils, du journal des sessions du client, de la feuille de temps et du tableau de bord (bien que cette catégorie de données qualitatives à caractère personnel ne concerne très probablement que le coaché) ;
Données relatives à l'activité au sein du Campus UNLOQ (tentatives de connexion, activité sur le Campus UNLOQ (publication de messages, dernière activité), messages d'erreur) ;
Données relatives à la communication (marketing) entre UNLOQ Campus et le Coach (niveau d'activité, niveau d'ouverture/lecture des e-mails, nombre de clients actifs, nombre de clients inactifs, services et produits achetés, localisation) ;
Données comptables (données d'adresse, données de facturation, numéro de compte bancaire, produit acheté, date d'entrée de la licence).
1.3.2 Finalités du traitement
Les principales finalités du traitement des données à caractère personnel sont les suivantes :
réaliser un programme de coaching en ligne
permettre l'identification du coach et la communication avec lui
la gestion au sein du Campus UNLOQ (service clientèle, suivi des processus informatiques, administration (financière), facturation).
Les données personnelles sont collectées par le biais de :
La page du coach sur UNLOQ Campus, où le coach peut remplir des informations le concernant ;
L'activité sur le Campus UNLOQ via le dialogue (de groupe), l'intervention, la boîte à outils, le journal des sessions du client, la feuille de temps et le tableau de bord ;
Enregistrement de l'activité sur le Campus UNLOQ ;
Contact avec le service clientèle et paiements.
Aucune donnée personnelle ne sera stockée ou conservée au-delà de ce qui est nécessaire à ces fins.
1.3.3 Base du traitement
1.3.3.1 Le traitement des données à caractère personnel est fondé sur le fait que le traitement des données à caractère personnel est nécessaire à l'exécution du contrat avec la personne concernée.
1.3.3.2 Le traitement de données à caractère personnel particulières (la photo d'identité non obligatoire et les informations non obligatoires partagées dans le dialogue (de groupe), l'intervention, la boîte à outils, le journal des sessions du client, la feuille de temps et le tableau de bord) est fondé sur le fait que le traitement concerne des données à caractère personnel qui ont apparemment été rendues publiques par la personne concernée (article 9, paragraphe 2, sous E et H du RGPD).
1.3.3.3 Le Coach peut à tout moment exercer ses droits et modifier ou interrompre le traitement des données personnelles.
1.3.4 Destinataires des données à caractère personnel
1.3.4.1 Les données personnelles du Coach ne sont pas accessibles à des tiers, à l'exception des données fournies aux sous-traitants pour l'exécution du contrat entre UNLOQ Campus et le Coach. Ces transferts de données et les droits et obligations qui en découlent sont définis dans les contrats de sous-traitance conclus avec chaque sous-traitant. De plus amples informations peuvent également être trouvées dans le contrat de traitement entre Coach/Organisation en tant que responsable du traitement et le Campus UNLOQ en tant qu'agent de traitement.
1.3.4.2 Ce n'est qu'avec le consentement exprès du coach que des tiers peuvent avoir accès aux données personnelles du coach qui sont partagées dans UNLOQ Campus.
1.3.5 Droits du coach
1.3.5.1 Droit de regard
Le Coach a le droit de prendre connaissance des données personnelles le concernant et d'en recevoir une copie. Il en fait la demande par écrit au Account Manager d'UNLOQ Campus. Ce dernier transmet la demande à l'administrateur informatique. Le droit sera honoré dans un délai de quatre semaines à compter de la demande.
1.3.5.2 Droit de rectification
Le Coach peut demander la rectification ou l'ajout de données à caractère personnel le concernant afin de corriger des erreurs ou des omissions. Il peut en grande partie le faire lui-même en se rendant sur sa propre page de profil dans UNLOQ Campus. Il soumettra une demande écrite et motivée au gestionnaire de compte d'UNLOQ Campus. Ce dernier transmet la demande à l'administrateur informatique. Le droit sera honoré dans un délai de quatre semaines à compter de la demande.
1.3.5.3 Droit à l'oubli
L'entraîneur a le droit de faire effacer sans délai les données personnelles le concernant. Il peut le faire en envoyant un e-mail au Account Manager du Campus UNLOQ, qui transmettra la demande à l'administrateur informatique de l'organisation. Les données personnelles concernées seront alors supprimées dans un délai de 4 semaines.
1.3.5.4 Droit à la limitation du traitement
Le coach a le droit de limiter temporairement le traitement si :
L'exactitude des données personnelles fournies par l'entraîneur est contestée ;
Le traitement est illicite, mais l'entraîneur n'exige pas l'effacement des données à caractère personnel ;
le coach s'est opposé au traitement des données personnelles.
Le Coach soumettra une demande écrite et motivée au Account Manager d'UNLOQ Campus. Ce dernier transmet la demande à l'administrateur informatique. Le droit sera respecté dans un délai de quatre semaines à compter de la demande.
1.3.5.5 Droit à la transférabilité des données
Le Coach a le droit d'obtenir les données personnelles qu'il a fournies à UNLOQ Campus dans un format structuré, commun et lisible par machine et de les transmettre à un tiers sans que UNLOQ Campus n'y fasse obstacle.
1.3.5.6 Périodes de conservation
Les données à caractère personnel ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, mais sont en tout état de cause conservées pour une durée maximale de deux ans à compter de la fin du processus d'accompagnement en question.
1.3.5.7 Transfert de données à caractère personnel
Le transfert de données à caractère personnel à une autre partie n'est pas autorisé, à moins que le coach ne donne son consentement explicite.
1.3.5.8 Droit d'opposition
Le Coach a à tout moment le droit de s'opposer au traitement des données à caractère personnel le concernant pour des raisons tenant à sa situation particulière. Il en fait la demande écrite et motivée au Campus UNLOQ. UNLOQ Campus notifiera sa décision à Coach par écrit dans les quatre semaines suivant la réception de la demande.
Version 11 - 22 juin 2022
1.1 Définitions
1.1.1 Campus UNLOQ : Un environnement numérique sécurisé pour faciliter le coaching et les processus de coaching. Dans UNLOQ Campus, le coach et le coaché (client du coach) mènent un dialogue de coaching en ligne, effectuent des missions et des interventions et partagent des fichiers multimédias.
1.1.2 Données personnelles : toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable en tant que coach ou coaché (tous deux "concernés"). Une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou par un ou plusieurs facteurs spécifiques à l'identité physique, physiologique, génétique, mentale, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique.
1.1.3 Fourniture de données à caractère personnel : Publication ou fourniture de données à caractère personnel dans le Campus UNLOQ.
1.1.4 Traitement des données à caractère personnel : tout traitement ou ensemble d'opérations de traitement effectué sur des données à caractère personnel ou des ensembles de données à caractère personnel, que ce soit ou non par des moyens automatisés, tels que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la divulgation par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'association, le blocage, l'effacement ou la destruction.
1.1.5 Responsable du traitement : Une personne physique ou morale, une autorité publique, une agence ou un autre organisme qui, seul ou avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel, à savoir le coach ou le superviseur qui offre à ses clients des conseils en ligne via le Campus UNLOQ.
1.1.6 Sous-traitant : Une personne physique ou morale, une agence gouvernementale, une agence ou un autre organisme qui traite les données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement, à savoir : UNLOQ Campus (qui fait partie d'UNLOQ B.V.), établi à Tilburg. Son adresse postale est la suivante Stationsstraat 24-01, 5038 ED Tilburg, Pays-Bas.
1.1.7 Personne à coacher : la personne à coacher (également client / client du coach) qui fait appel à UNLOQ Campus pour l'accompagnement.
1.1.8 Coach : Le coach/superviseur (également l'agent de traitement) qui utilise UNLOQ Campus pour superviser ses coachés.
1.1.9 Gestionnaire de l'organisation : La personne qui gère le compte de l'organisation dans UNLOQ Campus. Il est en mesure d'ajouter des coachs au compte et d'affecter des coachs aux coachs. Les responsables d'organisation peuvent gérer les données de profil (par exemple, le nom et l'adresse électronique) des entraîneurs et des coachés. Les responsables d'organisation ne peuvent pas accéder aux données relatives au dialogue entre les coachs et les coachés.
1.1.10 Impliqué : Personne coachée et/ou coach
1.1.11 Dialogue (de groupe) : Fonctionnalité du Campus UNLOQ dans laquelle le(s) coaché(s) et le(s) coach(s) partagent volontairement des informations concernant le processus de coaching ou d'orientation. Des données personnelles particulières peuvent être partagées dans le cadre du dialogue, telles que - mais sans s'y limiter - des données sur la santé physique et sur le bien-être psychologique.
1.1.12 Intervention : Fonctionnalité du Campus UNLOQ dans laquelle la personne à coacher et le coach partagent volontairement des informations concernant le processus de coaching ou d'orientation. Dans le cadre de l'intervention, des données personnelles spécifiques peuvent être partagées, telles que - mais sans s'y limiter - des données sur la santé physique et des données sur le bien-être psychologique.
1.1.13 Boîte à outils : Une fonctionnalité du Campus UNLOQ dans laquelle la personne à coacher et le coach partagent volontairement des informations relatives au processus de coaching ou de guidance. La médiathèque peut partager des données personnelles particulières, telles que - mais sans s'y limiter - des données sur la santé physique et des données sur le bien-être psychologique.
1.1.14 Journal de session du client, feuille de temps et tableau de bord : Grâce à ces fonctions du Campus UNLOQ, le Coach peut suivre les informations relatives à son Coaché, telles que les rapports de session et le nombre d'heures consacrées au Coaché. Ces informations peuvent contenir des données personnelles particulières, telles que des données sur la santé physique et sur le bien-être psychologique.
1.2 Le Coaché
1.2.1 Catégories de données à caractère personnel
Des données personnelles et des données personnelles particulières sont collectées au sein du Campus UNLOQ :
Données relatives à l'identification et à la communication (adresse électronique, nom et prénom, date de naissance, sexe et photo d'identité (facultatif), numéro de téléphone, langue (NL/EN) ; la saisie d'une grande partie des données n'est pas nécessaire à la fourniture du service. Les seules données personnelles obligatoires pour la fourniture du service sont l'adresse électronique, le nom et le prénom, et la langue (NL/EN). Les autres données sont facultatives ;
Données qualitatives sur le processus de soutien dans le cadre du (Group)Dialoog, de l'intervention, de la boîte à outils, du journal des sessions du client, de la feuille de temps et du tableau de bord. Il peut également s'agir d'informations personnelles particulières telles que des données relatives à la santé, à l'origine raciale et à l'orientation sexuelle si le coaché y contribue dans le cadre de la prestation de services (processus de développement personnel). Ces informations ne sont pas obligatoires et ne sont saisies explicitement que par le client ;
Données relatives à l'activité au sein du Campus UNLOQ afin de surveiller les processus informatiques (tentatives de connexion, activité sur le Campus UNLOQ (publication de messages, dernière activité), messages d'erreur).
1.2.2 Finalités du traitement
Les principaux objectifs du traitement des données à caractère personnel pour le coach (responsable) sont les suivants :
réaliser un programme de coaching en ligne
permettre l'identification de son coach et la communication avec lui.
La finalité d'UNLOQ Campus (Responsable du traitement) dans le cadre de l'exécution du contrat est le traitement des données à caractère personnel dans le contexte de la fourniture d'un service à la clientèle et du suivi des processus informatiques.
Les données à caractère personnel sont collectées par le biais de :
La page client sur UNLOQ Campus, sur laquelle le coach et le coaché peuvent remplir des informations sur le coaché ;
L'activité sur le Campus UNLOQ par le biais du dialogue (de groupe), de l'intervention, de la boîte à outils, du journal de session du client, de la feuille de temps et du tableau de bord par le coach sur le client. Les données à caractère personnel stockées ne sont pas plus nombreuses que celles nécessaires à la réalisation de ces objectifs.
1.2.3 Base du traitement (article 6 du RGPD)
1.2.3.1 La base du traitement des données à caractère personnel est nécessaire à l'exécution de l'accord avec la personne concernée.
1.2.3.2 Le traitement de données à caractère personnel particulières est fondé sur le fait que le traitement concerne des données à caractère personnel qui ont apparemment été rendues publiques par l'intéressé (article 9, paragraphe 2, points E et H, du RGPD).
1.2.3.3 Le coaché peut à tout moment exercer ses droits (voir 2.6) et modifier ou interrompre le traitement.
1.2.4 Catégories de données à caractère personnel obtenues par des tiers
Il n'existe pas de catégories de données à caractère personnel qui ne soient pas obtenues par le coach ou le coaché, mais par des tiers. Cela signifie que toutes les données à caractère personnel du Coach et de la personne à coacher seront connues d'UNLOQ Campus parce qu'elles sont partagées par le Coach et la personne à coacher et qu'elles n'ont pas été obtenues auprès d'une autre partie.
1.2.5 Destinataires des données personnelles
1.2.5.1 Les données personnelles de la personne à coacher sont partagées avec le coach et la personne à coacher.
1.2.5.2 Les données personnelles relatives à l'identification et à la communication sont également visibles par les employés du Campus UNLOQ, le service clientèle et le service informatique.
1.2.5.3 Les données à caractère personnel relatives au processus de coaching (informations qualitatives provenant du (Group)Dialoog, de l'intervention, de la boîte à outils, du journal des sessions du client, de la feuille de temps et du tableau de bord) sont soumises à des règles d'autorisation strictes et, pour le suivi des processus informatiques, ne sont visibles que par le responsable des services TIC au sein du campus d'UNLOQ.
1.2.6 Droits du coaché
1.2.6.1 Droit d'inspection
Le Coaché a le droit de prendre connaissance des données à caractère personnel le concernant et d'en recevoir une copie. Il en fera la demande par écrit à son Coach. Si, de l'avis du Coach, il est plausible qu'une inspection directe puisse conduire à une atteinte à la santé du Coaché ou à une interprétation erronée des données enregistrées, il peut recommander que l'inspection ait lieu sous sa propre supervision. Le Coach informera le gestionnaire de compte du Campus UNLOQ dans les meilleurs délais de la demande du Coaché, qui la transmettra à l'administrateur informatique de l'organisation. La copie des données à caractère personnel relatives au Coaché sera communiquée au Campus UNLOQ par l'administrateur informatique au Coach responsable du traitement et au Coaché concerné, au plus tard quatre semaines après la demande.
1.2.6.2 Droit de rectification
Le Coaché peut demander la rectification ou l'ajout de données à caractère personnel le concernant afin de corriger des erreurs ou des omissions. Il peut largement le faire lui-même en se connectant à UNLOQ Campus et en ajustant les données. Pour les données personnelles particulières qui sont partagées dans les journaux de session du coach, le coaché doit soumettre une demande écrite et motivée au coach. Le Coach informera le gestionnaire de compte du Campus UNLOQ dès que possible de la demande du Coaché, qui la transmettra à l'administrateur informatique de l'organisation. L'administrateur informatique informera le coach et le coaché de la rectification des données à caractère personnel concernant le coaché au plus tard quatre semaines après la demande adressée au Campus UNLOQ.
1.2.6.3 Droit à l'oubli
Le Coaché a à tout moment le droit de faire effacer sans délai les données à caractère personnel le concernant. Les personnes en formation peuvent le faire elles-mêmes en supprimant leur compte dans le cadre du programme UNLOQ Campus. En supprimant le compte dans UNLOQ Campus, toutes les données à caractère personnel de la personne à coacher seront supprimées des systèmes. Les personnes en formation peuvent également envoyer une demande écrite au gestionnaire de compte du Campus UNLOQ, qui la transmettra à l'administrateur informatique de l'organisation. Les données à caractère personnel en question seront alors supprimées dans un délai de quatre semaines.
1.2.6.4 Droit à la limitation du traitement
Les personnes en formation ont le droit de demander une limitation temporaire du traitement (stockage uniquement et aucun traitement ultérieur des données) dans les cas suivants
L'impliqué conteste l'exactitude des données à caractère personnel ;
Le traitement est illégal, mais l'intéressé n'exige pas l'effacement des données à caractère personnel ;
Le coach n'a plus besoin de disposer des données, mais le coaché a besoin des données pour une question juridique ;
Le coaché s'est opposé au traitement des données à caractère personnel.
Si le coaché souhaite exercer ce droit, il en fait la demande par écrit au coach. Le coach informera le gestionnaire de compte du Campus UNLOQ dans les meilleurs délais de la demande du coaché, qui la transmettra à l'administrateur informatique de l'organisation. La demande de limitation du traitement sera accordée au Campus UNLOQ dès que cela sera raisonnablement possible et, en tout état de cause, au plus tard quatre semaines après la demande.
1.2.6.5 Droit à la transférabilité des données
Le Contractant a le droit d'obtenir les données personnelles fournies au sein du Campus UNLOQ sous une forme structurée, commune et lisible par machine et de transférer ces données à un tiers sans que le Campus UNLOQ n'y fasse obstacle.
Si le coaché souhaite exercer ce droit, il peut sauvegarder les pages de UNLOQ Campus sur son ordinateur ou les imprimer. Il peut également en faire la demande par écrit au Coach. Le Coach informera dès que possible le gestionnaire de compte du Campus UNLOQ de la demande du Coaché, qui la transmettra à l'administrateur informatique de l'organisation. La demande sera honorée dès que possible et, en tout état de cause, au plus tard quatre semaines après la demande adressée au Campus UNLOQ.
1.2.6.6 Droit de déposer une plainte
Si le Coaché estime que les dispositions du présent règlement et/ou du Règlement général sur la protection des données ne sont pas respectées, il a le droit d'introduire une réclamation à ce sujet auprès de l'Autorité pour les données personnelles.
1.2.6.7 Périodes de conservation
Les données à caractère personnel ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Afin de garantir qu'un coaché ait accès à son dialogue après la fin du processus, ce qui peut être important pour atteindre les objectifs, UNLOQ Campus conserve les données pendant un maximum de deux ans après la fin du processus de coaching en question (à mesurer par rapport à la dernière activité du coaché). Sauf si le coaché a lui-même supprimé ses données (exercé son droit à l'oubli).
1.2.6.8 Transfert de données à caractère personnel
Le transfert de données à caractère personnel à un autre responsable n'est pas autorisé, à moins que le coaché n'y consente explicitement. Cela signifie que les données du coaché ne sont pas communiquées à un autre coach que le responsable du traitement.
1.2.6.9 Droit d'opposition
Le coaché a à tout moment le droit de s'opposer au traitement des données à caractère personnel le concernant pour des raisons tenant à sa situation particulière.
Le Coaché soumettra une demande écrite à cet effet à son Coach. Si nécessaire, le Coach prendra contact avec le Account Manager du Campus UNLOQ pour discuter de la question. Le Campus UNLOQ exécute la demande dans un délai de quatre semaines à compter de la réception de la demande et en informe le Coach par écrit.
1.3 Coach
1.3.1 Catégories de données personnelles
Les catégories de données personnelles collectées auprès du Coach sont à la fois des données personnelles et des données personnelles particulières.
Données relatives à l'identification (adresse e-mail, nom et prénom, date de naissance, sexe, photo d'identité (facultatif), numéro de téléphone, langue (NL/EN)) (La saisie d'une grande partie des données n'est pas nécessaire à la fourniture du service). Les seules données personnelles nécessaires à la fourniture du service sont l'adresse électronique, le nom et le prénom, et la langue (NL/EN).
Les données qualitatives relatives au processus de soutien dans le cadre du dialogue (de groupe), de l'intervention, de la boîte à outils, du journal des sessions du client, de la feuille de temps et du tableau de bord (bien que cette catégorie de données qualitatives à caractère personnel ne concerne très probablement que le coaché) ;
Données relatives à l'activité au sein du Campus UNLOQ (tentatives de connexion, activité sur le Campus UNLOQ (publication de messages, dernière activité), messages d'erreur) ;
Données relatives à la communication (marketing) entre UNLOQ Campus et le Coach (niveau d'activité, niveau d'ouverture/lecture des e-mails, nombre de clients actifs, nombre de clients inactifs, services et produits achetés, localisation) ;
Données comptables (données d'adresse, données de facturation, numéro de compte bancaire, produit acheté, date d'entrée de la licence).
1.3.2 Finalités du traitement
Les principales finalités du traitement des données à caractère personnel sont les suivantes :
réaliser un programme de coaching en ligne
permettre l'identification du coach et la communication avec lui
la gestion au sein du Campus UNLOQ (service clientèle, suivi des processus informatiques, administration (financière), facturation).
Les données personnelles sont collectées par le biais de :
La page du coach sur UNLOQ Campus, où le coach peut remplir des informations le concernant ;
L'activité sur le Campus UNLOQ via le dialogue (de groupe), l'intervention, la boîte à outils, le journal des sessions du client, la feuille de temps et le tableau de bord ;
Enregistrement de l'activité sur le Campus UNLOQ ;
Contact avec le service clientèle et paiements.
Aucune donnée personnelle ne sera stockée ou conservée au-delà de ce qui est nécessaire à ces fins.
1.3.3 Base du traitement
1.3.3.1 Le traitement des données à caractère personnel est fondé sur le fait que le traitement des données à caractère personnel est nécessaire à l'exécution du contrat avec la personne concernée.
1.3.3.2 Le traitement de données à caractère personnel particulières (la photo d'identité non obligatoire et les informations non obligatoires partagées dans le dialogue (de groupe), l'intervention, la boîte à outils, le journal des sessions du client, la feuille de temps et le tableau de bord) est fondé sur le fait que le traitement concerne des données à caractère personnel qui ont apparemment été rendues publiques par la personne concernée (article 9, paragraphe 2, sous E et H du RGPD).
1.3.3.3 Le Coach peut à tout moment exercer ses droits et modifier ou interrompre le traitement des données personnelles.
1.3.4 Destinataires des données à caractère personnel
1.3.4.1 Les données personnelles du Coach ne sont pas accessibles à des tiers, à l'exception des données fournies aux sous-traitants pour l'exécution du contrat entre UNLOQ Campus et le Coach. Ces transferts de données et les droits et obligations qui en découlent sont définis dans les contrats de sous-traitance conclus avec chaque sous-traitant. De plus amples informations peuvent également être trouvées dans le contrat de traitement entre Coach/Organisation en tant que responsable du traitement et le Campus UNLOQ en tant qu'agent de traitement.
1.3.4.2 Ce n'est qu'avec le consentement exprès du coach que des tiers peuvent avoir accès aux données personnelles du coach qui sont partagées dans UNLOQ Campus.
1.3.5 Droits du coach
1.3.5.1 Droit de regard
Le Coach a le droit de prendre connaissance des données personnelles le concernant et d'en recevoir une copie. Il en fait la demande par écrit au Account Manager d'UNLOQ Campus. Ce dernier transmet la demande à l'administrateur informatique. Le droit sera honoré dans un délai de quatre semaines à compter de la demande.
1.3.5.2 Droit de rectification
Le Coach peut demander la rectification ou l'ajout de données à caractère personnel le concernant afin de corriger des erreurs ou des omissions. Il peut en grande partie le faire lui-même en se rendant sur sa propre page de profil dans UNLOQ Campus. Il soumettra une demande écrite et motivée au gestionnaire de compte d'UNLOQ Campus. Ce dernier transmet la demande à l'administrateur informatique. Le droit sera honoré dans un délai de quatre semaines à compter de la demande.
1.3.5.3 Droit à l'oubli
L'entraîneur a le droit de faire effacer sans délai les données personnelles le concernant. Il peut le faire en envoyant un e-mail au Account Manager du Campus UNLOQ, qui transmettra la demande à l'administrateur informatique de l'organisation. Les données personnelles concernées seront alors supprimées dans un délai de 4 semaines.
1.3.5.4 Droit à la limitation du traitement
Le coach a le droit de limiter temporairement le traitement si :
L'exactitude des données personnelles fournies par l'entraîneur est contestée ;
Le traitement est illicite, mais l'entraîneur n'exige pas l'effacement des données à caractère personnel ;
le coach s'est opposé au traitement des données personnelles.
Le Coach soumettra une demande écrite et motivée au Account Manager d'UNLOQ Campus. Ce dernier transmet la demande à l'administrateur informatique. Le droit sera respecté dans un délai de quatre semaines à compter de la demande.
1.3.5.5 Droit à la transférabilité des données
Le Coach a le droit d'obtenir les données personnelles qu'il a fournies à UNLOQ Campus dans un format structuré, commun et lisible par machine et de les transmettre à un tiers sans que UNLOQ Campus n'y fasse obstacle.
1.3.5.6 Périodes de conservation
Les données à caractère personnel ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, mais sont en tout état de cause conservées pour une durée maximale de deux ans à compter de la fin du processus d'accompagnement en question.
1.3.5.7 Transfert de données à caractère personnel
Le transfert de données à caractère personnel à une autre partie n'est pas autorisé, à moins que le coach ne donne son consentement explicite.
1.3.5.8 Droit d'opposition
Le Coach a à tout moment le droit de s'opposer au traitement des données à caractère personnel le concernant pour des raisons tenant à sa situation particulière. Il en fait la demande écrite et motivée au Campus UNLOQ. UNLOQ Campus notifiera sa décision à Coach par écrit dans les quatre semaines suivant la réception de la demande.
Version 11 - 22 juin 2022