People Analytics Privacy Policy
Dit privacyreglement heeft tot doel om gebruikers van UNLOQ Campus People Analytics te informeren over de wijze waarop UNLOQ omgaat met het verwerken van persoonsgegevens. Dit privacyreglement is volledig in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
1 Definities
1.1 UNLOQ Campus People Analytics: een digitaal platform ten behoeve van het monitoren en evalueren van L&D programma’s en het uitvoeren van Assessments.
1.2 Persoonsgegevens: alle privacygevoelige informatie over een natuurlijke persoon, zijnde client, L&D-professional of respondent.
1.3 Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens binnen UNLOQ Campus People Analytics.
1.4. Verwerking van persoonsgegevens: alle mogelijke handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.
1.5 Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt, zijnde: UNLOQ gevestigd te Langestraat 24-01, 5038 ED Tilburg. De contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en diens functionaris voor de gegevensbescherming staan vermeld op Bijlage A bij dit reglement.
1.6 Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zijnde:
• de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid UNLOQ, gevestigd te Tilburg.
• de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid True B.V., gevestigd te Amsterdam.
• de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Mobile Tulip B.V., handelend onder de naam 'MessageBird'., gevestigd te Amsterdam. De contactgegevens van deze verwerkers zijn opgenomen in bijlage B bij dit reglement.
1.7 L&D professional: de persoon die de UNLOQ Campus People Analytics inzet binnen een Learning & Development programma (L&D-programma) en van wie persoonsgegevens worden verwerkt. Het kan hier gaan om bijvoorbeeld een coach, trainer, docent, assessor, psycholoog of andere gedragsdeskundige.
1.8 Cliënt: de persoon die begeleid wordt door een L&D-professional en van wie persoonsgegevens worden verwerkt.
1.9 Respondent: contactpersoon van de Cliënt van wie persoonsgegevens worden verwerkt.
1.10 Assessment: functionaliteit binnen de UNLOQ Campus People Analytics waarbij de Cliënt zijn of haar toestemming geeft voor het verstrekken van persoonsgegevens aan respondenten, welke respondenten feedback over de Cliënt geven aan de betrokken L&D-professional en Cliënt.
1.11 Programma Manager: de L&D-professional die is belast met de leiding over een L&D-programma.
2 CLIËNT
2.1. Definities
Zie hoofdstuk 1 voor de definities
2.2. Doel verwerking
De hoofddoelen van de verwerking van persoonsgegevens zijn:
• Evaluatie van L&D-programma’s;
• Uitvoeren van Assessments
De persoonsgegevens worden verzameld via online vragenlijsten die worden ingevuld door de Cliënt. Er zullen niet meer persoonsgegevens worden opgeslagen of bewaard dan voor het doel noodzakelijk is.
2.3. Grond voor de verwerking
2.3.1. De grond voor de verwerking van persoonsgegevens is de toestemming van de Cliënt.
2.3.2 De Cliënt kan zijn of haar toestemming te allen tijde intrekken.
2.4. Ontvangers van persoonsgegevens
2.4.1 Persoonsgegevens van de Cliënt worden uitsluitend verstrekt aan L&D-programma manager en de L&D-professional van de betreffende Cliënt.
2.4.2. Uitsluitend na de uitdrukkelijke toestemming van de Cliënt worden de persoonsgegevens ook verstrekt aan respondenten, met als doel het uitvoeren van een assessment.
2.5. Rechten van de Cliënt
2.5.1 Recht op inzage
De Cliënt heeft het recht kennis te nemen van de op zijn of haar persoon betrekking hebbende persoonsgegevens en daarvan een kopie te ontvangen. Hij of zij dient daartoe een schriftelijk verzoek in bij de L&D-programma manager professional op wiens initiatief de betreffende gegevens zijn verzameld.
Als het naar diens mening aannemelijk is dat rechtstreekse inzage kan leiden tot schade aan de gezondheid van de Cliënt of tot onjuiste interpretatie van de opgenomen gegevens, kan hij of zij aanraden dat inzage plaatsvindt onder begeleiding van hem- of haarzelf. De verwerkingsverantwoordelijke deelt haar beslissing binnen vier weken na het verzoek schriftelijk aan de Cliënt mee.
2.5.2 Recht op rectificatie
De Cliënt kan verzoeken om verbetering of aanvulling van op hem of haar betrekking hebbende persoonsgegevens om fouten of omissies te herstellen. Hij of zij dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de verwerkingsverantwoordelijke. UNLOQ deelt zijn beslissing binnen vier weken na het verzoek schriftelijk aan de Cliënt mee.
2.5.3. Recht op vergetelheid
De Cliënt heeft het recht op het onverwijld doen wissen van persoonsgegevens als:
• de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verstrekt,
• hij of zij de toestemming als bedoeld in artikel 2.3.1. heeft ingetrokken en er geen andere rechtsgrond is voor de verwerking;
• de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt, of
• de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting van UNLOQ.
De Cliënt dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij UNLOQ. De verwerkingsverantwoordelijke deelt zijn beslissing binnen vier weken schriftelijk aan de Cliënt mee.
2.5.4. Recht op beperking van de verwerking
De betrokkende heeft het recht op een tijdelijke beperking van de verwerking als:
• de juistheid van de persoonsgegevens door de Cliënt wordt betwist;
• de verwerking onrechtmatig is maar de Cliënt geen wissing van de persoonsgegevens verlangt;
• UNLOQ niet langer over de gegevens hoeft te beschikken, maar de Cliënt de gegevens nodig heeft voor een juridische kwestie;
• De Cliënt bezwaar heeft gemaakt tegen het verwerken van de persoonsgegevens.
De Cliënt dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij UNLOQ. UNLOQ deelt haar beslissing binnen vier weken schriftelijk aan de Cliënt mee.
2.5.5. Recht op overdraagbaarheid van gegevens
De Cliënt heeft er recht op de persoonsgegevens die aan UNLOQ zijn verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en om die gegevens aan een derde over te dragen zonder daarbij door UNLOQ te worden gehinderd.
2.5.6 Recht op het indienen van een klacht
Als de Cliënt van mening is dat de bepalingen van dit reglement en/of de Algemene Verordening Gegevensbescherming niet worden nageleefd, heeft deze het recht daar een klacht over in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
2.6. Bewaartermijnen
De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Na maximaal 100 weken vanaf het activeren van een Cliënt-account binnen de UNLOQ Campus People Analytics, zijnde de maximale evaluatieperiode van een L&D-programma, wordt een account automatisch gedeactiveerd. Een Cliënt-account kan ook handmatig door de L&D-professional gedeactiveerd worden.
2.7. Overdracht persoonsgegevens
Overdracht van persoonsgegevens naar een andere verantwoordelijke is niet toegestaan tenzij de Cliënt hiervoor zijn uitdrukkelijke toestemming verleent.
2.8. Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 december 2022.
2.9. Recht op bezwaar
De Cliënt heeft te allen tijde het recht om vanwege met zijn of haar specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens. Hij of zij dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij UNLOQ. UNLOQ deelt haar beslissing binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk aan de Cliënt.
3 L&D-PROFESSIONAL
3.1. Definities
Zie hoofdstuk 1 voor de definities
3.2. Doel verwerking
De hoofddoelen van de verwerking van persoonsgegevens zijn:
• Evaluatie van L&D-programma’s;
• Uitvoeren van Assessments
De persoonsgegevens worden verzameld via vragenlijsten die worden ingevuld door de L&D professional. Er zullen niet meer persoonsgegevens worden opgeslagen of bewaard dan voor het doel noodzakelijk is.
3.3. Grond voor de verwerking
3.3.1. De grond voor de verwerking van persoonsgegevens is de toestemming van de L&D professional.
3.3.2 De L&D-professional kan zijn of haar toestemming te allen tijde intrekken.
3.4. Ontvangers van persoonsgegevens
Persoonsgegevens van de L&D-professional worden uitsluitend verstrekt aan L&D-programma manager, de Cliënt van de L&D-professional en de respondenten van de Cliënt.
3.5. Rechten van de L&D professional
3.5.1 Recht op inzage
De L&D-professional heeft het recht kennis te nemen van de op zijn of haar persoon betrekking hebbende persoonsgegevens en daarvan een kopie te ontvangen. Hij of zij dient daartoe een schriftelijk verzoek in bij de functionaris van UNLOQ. De verwerkingsverantwoordelijke deelt haar beslissing binnen vier weken na het verzoek schriftelijk aan de L&D-professional mee.
3.5.2 Recht op rectificatie
De L&D-professional kan verzoeken om verbetering of aanvulling van op hem of haar betrekking hebbende persoonsgegevens om fouten of omissies te herstellen. Hij of zij dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij UNLOQ. UNLOQ deelt zijn beslissing binnen vier weken na het verzoek schriftelijk aan de Cliënt mee.
3.5.3. Recht op vergetelheid
De L&D-professional heeft het recht op het onverwijld doen wissen van de persoonsgegevens als:
• de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verstrekt,
• hij of zij de toestemming als bedoeld in artikel 3.3.1 heeft ingetrokken en er geen andere rechtsgrond is voor de verwerking;
• de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt, of
• de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting van UNLOQ.
De L&D-professional dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij UNLOQ. UNLOQ deelt haar beslissing binnen vier weken schriftelijk aan de L&D-professional mee.
3.5.4. Recht op beperking van de verwerking
De betrokkende heeft het recht op een tijdelijke beperking van de verwerking als:
• de juistheid van de persoonsgegevens door de L&D-professional wordt betwist;
• de verwerking onrechtmatig is maar de L&D-professional geen wissing van de persoonsgegevens verlangt;
• UNLOQ niet langer over de gegevens hoeft te beschikken, maar de L&D-professional de gegevens nodig heeft voor een juridische kwestie;
• De L&D-professional bezwaar heeft gemaakt tegen het verwerken van de persoonsgegevens.
De L&D-professional dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij UNLOQ. UNLOQ deelt haar beslissing binnen vier weken schriftelijk aan de L&D-professional mee.
3.5.5. Recht op overdraagbaarheid van gegevens
De L&D-professional heeft er recht op de persoonsgegevens die aan UNLOQ zijn verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en om die gegevens aan een derde over te dragen zonder daarbij door UNLOQ te worden gehinderd.
3.5.6 Recht op het indienen van een klacht
Als de L&D-professional van mening is dat de bepalingen van dit reglement en/of de Algemene Verordening Gegevensbescherming niet worden nageleefd, heeft deze het recht daar een klacht over in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
3.6. Bewaartermijnen
De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
Na maximaal 100 weken vanaf de laatste inlogactiviteit van de L&D professional, zijnde de maximale termijn van een evaluatietraject, wordt een L&D professional-account automatisch gedeactiveerd. Als de L&D-professional binnen de lopende bewaartermijn geen gebruik meer wil maken van de UNLOQ Campus People Analytics kan deze zijn of haar account ook handmatig deactiveren.
3.7. Overdracht persoonsgegevens
Overdracht van persoonsgegevens naar een andere verantwoordelijke is niet toegestaan tenzij de L&D-professional hiervoor zijn uitdrukkelijke toestemming verleent.
3.8. Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 01 december 2022.
3.9. Recht op bezwaar
De L&D-professional heeft te allen tijde het recht om vanwege met zijn of haar specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens. Hij of zij dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij UNLOQ. UNLOQ deelt haar beslissing binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk aan de L&D-professional.
4 RESPONDENT
4.1. Definities
Zie hoofdstuk 1 voor de definities
4.2. Doel verwerking
De hoofddoelen van de verwerking van persoonsgegevens zijn:
• Evaluatie van L&D-programma’s;
• Uitvoeren van Assessments
De persoonsgegevens worden verzameld via vragenlijsten die worden ingevuld door de L&D professional. Er zullen niet meer persoonsgegevens worden opgeslagen of bewaard dan voor het doel noodzakelijk is.
4.3. Grond voor de verwerking
4.3.1. De grond voor de verwerking van persoonsgegevens is de toestemming van de respondent.
4.3.2 De respondent kan zijn of haar toestemming te allen tijde intrekken.
4.4. De categorieën van persoonsgegevens die van derden worden verkregen
In bijlage C bij dit reglement worden de categorieën van persoonsgegevens vermeld die niet door de respondent maar door derden worden opgegeven, en ook de ontvangers van deze gegevens. Daarbij worden ook de bron en de doelstelling vermeld.
4.5. Ontvangers van persoonsgegevens
Persoonsgegevens van de respondent worden uitsluitend verstrekt aan L&D-programma manager en de Cliënt van de L&D-professional.
4.6. Rechten van de respondent
4.6.1 Recht op inzage
De respondent heeft het recht kennis te nemen van de op zijn of haar persoon betrekking hebbende persoonsgegevens en daarvan een kopie te ontvangen. Hij of zij dient daartoe een schriftelijk verzoek in bij de functionaris van UNLOQ. UNLOQ deelt haar beslissing binnen vier weken na het verzoek schriftelijk aan de respondent mee.
4.6.2 Recht op rectificatie
De respondent kan verzoeken om verbetering of aanvulling van op hem of haar betrekking hebbende persoonsgegevens om fouten of omissies te herstellen. Hij of zij dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij UNLOQ. UNLOQ deelt zijn beslissing binnen vier weken na het verzoek schriftelijk aan de respondent mee.
4.6.3. Recht op vergetelheid
De respondent heeft het recht op het onverwijld doen wissen van persoonsgegevens als:
• de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verstrekt,
• hij of zij de toestemming als bedoeld in artikel 4.3.1 heeft ingetrokken en er geen andere rechtsgrond is voor de verwerking;
• de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt, of
• de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting van UNLOQ.
De respondent dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij UNLOQ. UNLOQ deelt haar beslissing binnen vier weken schriftelijk aan de respondent mee.
4.6.4. Recht op beperking van de verwerking
De respondent heeft het recht op een tijdelijke beperking van de verwerking als:
• de juistheid van de persoonsgegevens door de respondent wordt betwist;
• de verwerking onrechtmatig is maar de respondent geen wissing van de persoonsgegevens verlangt;
• UNLOQ niet langer over de gegevens hoeft te beschikken, maar de respondent de gegevens wel nodig heeft;
• De respondent bezwaar heeft gemaakt tegen het verwerken van de persoonsgegevens.
De respondent dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij UNLOQ. UNLOQ deelt haar beslissing binnen vier weken schriftelijk aan de respondent mee.
4.6.5. Recht op overdraagbaarheid van gegevens
De respondent heeft er recht op de persoonsgegevens die aan UNLOQ zijn verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en om die gegevens aan een derde over te dragen zonder daarbij door UNLOQ te worden gehinderd.
4.6.6 Recht op het indienen van een klacht
Als de respondent van mening is dat de bepalingen van dit reglement en/of de Algemene Verordening Gegevensbescherming niet worden nageleefd, heeft deze het recht daar een klacht over in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
4.7. Bewaartermijnen
De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Maximaal 100 weken na activeren van een respondent-account binnen de UNLOQ Campus People Analytics, zijnde de maximale evaluatieperiode van een L&D programma, wordt het desbetreffende account automatisch gedeactiveerd. Een respondent-account kan ook handmatig door de L&D-professional gedeactiveerd worden.
4.8. Overdracht persoonsgegevens
Overdracht van persoonsgegevens naar een andere verantwoordelijke is niet toegestaan tenzij de respondent hiervoor zijn uitdrukkelijke toestemming verleent.
4.9. Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 01 december 2022.
4.10. Recht op bezwaar
De respondent heeft te allen tijde het recht om vanwege met zijn of haar specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens. Hij of zij dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij UNLOQ. UNLOQ deelt haar beslissing binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk aan de respondent.
BIJLAGE A
Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke:
UNLOQ – Stationsstraat 24-01, 5038 ED Tilburg
Functionaris voor de gegevensbescherming: Head of Technologie
Telefoon: 033-247 34 28
E-mail: privacy@unloq.org
BIJLAGE B
Contactgegevens verwerkers:
• De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid: UNLOQ., gevestigd te Tilburg. Adres: Stationsstraat 24-01, 5038 ED Tilburg
• De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid: True B.V., gevestigd te Amsterdam. Adres: Keienbergweg 100, 1101 GH Amsterdam
• De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid: Mobile Tulip B.V., handelend onder de naam 'MessageBird'., gevestigd te Amsterdam. Adres: Baarsjesweg 285, 1058 AE Amsterdam
BIJLAGE C
Van derden verkregen persoonsgegevens
Doelen:
A) Evaluatie van L&D-programma’s
B) Uitvoeren van Assessments
Categorie Doel Bron Ontvanger
Naam respondent A + B Client Programma Manager en L&D-professional
Mailadres respondent A + B Client Programma Manager en L&D-professional
1 Definities
1.1 UNLOQ Campus People Analytics: een digitaal platform ten behoeve van het monitoren en evalueren van L&D programma’s en het uitvoeren van Assessments.
1.2 Persoonsgegevens: alle privacygevoelige informatie over een natuurlijke persoon, zijnde client, L&D-professional of respondent.
1.3 Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens binnen UNLOQ Campus People Analytics.
1.4. Verwerking van persoonsgegevens: alle mogelijke handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.
1.5 Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt, zijnde: UNLOQ gevestigd te Langestraat 24-01, 5038 ED Tilburg. De contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en diens functionaris voor de gegevensbescherming staan vermeld op Bijlage A bij dit reglement.
1.6 Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zijnde:
• de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid UNLOQ, gevestigd te Tilburg.
• de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid True B.V., gevestigd te Amsterdam.
• de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Mobile Tulip B.V., handelend onder de naam 'MessageBird'., gevestigd te Amsterdam. De contactgegevens van deze verwerkers zijn opgenomen in bijlage B bij dit reglement.
1.7 L&D professional: de persoon die de UNLOQ Campus People Analytics inzet binnen een Learning & Development programma (L&D-programma) en van wie persoonsgegevens worden verwerkt. Het kan hier gaan om bijvoorbeeld een coach, trainer, docent, assessor, psycholoog of andere gedragsdeskundige.
1.8 Cliënt: de persoon die begeleid wordt door een L&D-professional en van wie persoonsgegevens worden verwerkt.
1.9 Respondent: contactpersoon van de Cliënt van wie persoonsgegevens worden verwerkt.
1.10 Assessment: functionaliteit binnen de UNLOQ Campus People Analytics waarbij de Cliënt zijn of haar toestemming geeft voor het verstrekken van persoonsgegevens aan respondenten, welke respondenten feedback over de Cliënt geven aan de betrokken L&D-professional en Cliënt.
1.11 Programma Manager: de L&D-professional die is belast met de leiding over een L&D-programma.
2 CLIËNT
2.1. Definities
Zie hoofdstuk 1 voor de definities
2.2. Doel verwerking
De hoofddoelen van de verwerking van persoonsgegevens zijn:
• Evaluatie van L&D-programma’s;
• Uitvoeren van Assessments
De persoonsgegevens worden verzameld via online vragenlijsten die worden ingevuld door de Cliënt. Er zullen niet meer persoonsgegevens worden opgeslagen of bewaard dan voor het doel noodzakelijk is.
2.3. Grond voor de verwerking
2.3.1. De grond voor de verwerking van persoonsgegevens is de toestemming van de Cliënt.
2.3.2 De Cliënt kan zijn of haar toestemming te allen tijde intrekken.
2.4. Ontvangers van persoonsgegevens
2.4.1 Persoonsgegevens van de Cliënt worden uitsluitend verstrekt aan L&D-programma manager en de L&D-professional van de betreffende Cliënt.
2.4.2. Uitsluitend na de uitdrukkelijke toestemming van de Cliënt worden de persoonsgegevens ook verstrekt aan respondenten, met als doel het uitvoeren van een assessment.
2.5. Rechten van de Cliënt
2.5.1 Recht op inzage
De Cliënt heeft het recht kennis te nemen van de op zijn of haar persoon betrekking hebbende persoonsgegevens en daarvan een kopie te ontvangen. Hij of zij dient daartoe een schriftelijk verzoek in bij de L&D-programma manager professional op wiens initiatief de betreffende gegevens zijn verzameld.
Als het naar diens mening aannemelijk is dat rechtstreekse inzage kan leiden tot schade aan de gezondheid van de Cliënt of tot onjuiste interpretatie van de opgenomen gegevens, kan hij of zij aanraden dat inzage plaatsvindt onder begeleiding van hem- of haarzelf. De verwerkingsverantwoordelijke deelt haar beslissing binnen vier weken na het verzoek schriftelijk aan de Cliënt mee.
2.5.2 Recht op rectificatie
De Cliënt kan verzoeken om verbetering of aanvulling van op hem of haar betrekking hebbende persoonsgegevens om fouten of omissies te herstellen. Hij of zij dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de verwerkingsverantwoordelijke. UNLOQ deelt zijn beslissing binnen vier weken na het verzoek schriftelijk aan de Cliënt mee.
2.5.3. Recht op vergetelheid
De Cliënt heeft het recht op het onverwijld doen wissen van persoonsgegevens als:
• de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verstrekt,
• hij of zij de toestemming als bedoeld in artikel 2.3.1. heeft ingetrokken en er geen andere rechtsgrond is voor de verwerking;
• de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt, of
• de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting van UNLOQ.
De Cliënt dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij UNLOQ. De verwerkingsverantwoordelijke deelt zijn beslissing binnen vier weken schriftelijk aan de Cliënt mee.
2.5.4. Recht op beperking van de verwerking
De betrokkende heeft het recht op een tijdelijke beperking van de verwerking als:
• de juistheid van de persoonsgegevens door de Cliënt wordt betwist;
• de verwerking onrechtmatig is maar de Cliënt geen wissing van de persoonsgegevens verlangt;
• UNLOQ niet langer over de gegevens hoeft te beschikken, maar de Cliënt de gegevens nodig heeft voor een juridische kwestie;
• De Cliënt bezwaar heeft gemaakt tegen het verwerken van de persoonsgegevens.
De Cliënt dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij UNLOQ. UNLOQ deelt haar beslissing binnen vier weken schriftelijk aan de Cliënt mee.
2.5.5. Recht op overdraagbaarheid van gegevens
De Cliënt heeft er recht op de persoonsgegevens die aan UNLOQ zijn verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en om die gegevens aan een derde over te dragen zonder daarbij door UNLOQ te worden gehinderd.
2.5.6 Recht op het indienen van een klacht
Als de Cliënt van mening is dat de bepalingen van dit reglement en/of de Algemene Verordening Gegevensbescherming niet worden nageleefd, heeft deze het recht daar een klacht over in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
2.6. Bewaartermijnen
De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Na maximaal 100 weken vanaf het activeren van een Cliënt-account binnen de UNLOQ Campus People Analytics, zijnde de maximale evaluatieperiode van een L&D-programma, wordt een account automatisch gedeactiveerd. Een Cliënt-account kan ook handmatig door de L&D-professional gedeactiveerd worden.
2.7. Overdracht persoonsgegevens
Overdracht van persoonsgegevens naar een andere verantwoordelijke is niet toegestaan tenzij de Cliënt hiervoor zijn uitdrukkelijke toestemming verleent.
2.8. Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 december 2022.
2.9. Recht op bezwaar
De Cliënt heeft te allen tijde het recht om vanwege met zijn of haar specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens. Hij of zij dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij UNLOQ. UNLOQ deelt haar beslissing binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk aan de Cliënt.
3 L&D-PROFESSIONAL
3.1. Definities
Zie hoofdstuk 1 voor de definities
3.2. Doel verwerking
De hoofddoelen van de verwerking van persoonsgegevens zijn:
• Evaluatie van L&D-programma’s;
• Uitvoeren van Assessments
De persoonsgegevens worden verzameld via vragenlijsten die worden ingevuld door de L&D professional. Er zullen niet meer persoonsgegevens worden opgeslagen of bewaard dan voor het doel noodzakelijk is.
3.3. Grond voor de verwerking
3.3.1. De grond voor de verwerking van persoonsgegevens is de toestemming van de L&D professional.
3.3.2 De L&D-professional kan zijn of haar toestemming te allen tijde intrekken.
3.4. Ontvangers van persoonsgegevens
Persoonsgegevens van de L&D-professional worden uitsluitend verstrekt aan L&D-programma manager, de Cliënt van de L&D-professional en de respondenten van de Cliënt.
3.5. Rechten van de L&D professional
3.5.1 Recht op inzage
De L&D-professional heeft het recht kennis te nemen van de op zijn of haar persoon betrekking hebbende persoonsgegevens en daarvan een kopie te ontvangen. Hij of zij dient daartoe een schriftelijk verzoek in bij de functionaris van UNLOQ. De verwerkingsverantwoordelijke deelt haar beslissing binnen vier weken na het verzoek schriftelijk aan de L&D-professional mee.
3.5.2 Recht op rectificatie
De L&D-professional kan verzoeken om verbetering of aanvulling van op hem of haar betrekking hebbende persoonsgegevens om fouten of omissies te herstellen. Hij of zij dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij UNLOQ. UNLOQ deelt zijn beslissing binnen vier weken na het verzoek schriftelijk aan de Cliënt mee.
3.5.3. Recht op vergetelheid
De L&D-professional heeft het recht op het onverwijld doen wissen van de persoonsgegevens als:
• de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verstrekt,
• hij of zij de toestemming als bedoeld in artikel 3.3.1 heeft ingetrokken en er geen andere rechtsgrond is voor de verwerking;
• de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt, of
• de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting van UNLOQ.
De L&D-professional dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij UNLOQ. UNLOQ deelt haar beslissing binnen vier weken schriftelijk aan de L&D-professional mee.
3.5.4. Recht op beperking van de verwerking
De betrokkende heeft het recht op een tijdelijke beperking van de verwerking als:
• de juistheid van de persoonsgegevens door de L&D-professional wordt betwist;
• de verwerking onrechtmatig is maar de L&D-professional geen wissing van de persoonsgegevens verlangt;
• UNLOQ niet langer over de gegevens hoeft te beschikken, maar de L&D-professional de gegevens nodig heeft voor een juridische kwestie;
• De L&D-professional bezwaar heeft gemaakt tegen het verwerken van de persoonsgegevens.
De L&D-professional dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij UNLOQ. UNLOQ deelt haar beslissing binnen vier weken schriftelijk aan de L&D-professional mee.
3.5.5. Recht op overdraagbaarheid van gegevens
De L&D-professional heeft er recht op de persoonsgegevens die aan UNLOQ zijn verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en om die gegevens aan een derde over te dragen zonder daarbij door UNLOQ te worden gehinderd.
3.5.6 Recht op het indienen van een klacht
Als de L&D-professional van mening is dat de bepalingen van dit reglement en/of de Algemene Verordening Gegevensbescherming niet worden nageleefd, heeft deze het recht daar een klacht over in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
3.6. Bewaartermijnen
De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
Na maximaal 100 weken vanaf de laatste inlogactiviteit van de L&D professional, zijnde de maximale termijn van een evaluatietraject, wordt een L&D professional-account automatisch gedeactiveerd. Als de L&D-professional binnen de lopende bewaartermijn geen gebruik meer wil maken van de UNLOQ Campus People Analytics kan deze zijn of haar account ook handmatig deactiveren.
3.7. Overdracht persoonsgegevens
Overdracht van persoonsgegevens naar een andere verantwoordelijke is niet toegestaan tenzij de L&D-professional hiervoor zijn uitdrukkelijke toestemming verleent.
3.8. Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 01 december 2022.
3.9. Recht op bezwaar
De L&D-professional heeft te allen tijde het recht om vanwege met zijn of haar specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens. Hij of zij dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij UNLOQ. UNLOQ deelt haar beslissing binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk aan de L&D-professional.
4 RESPONDENT
4.1. Definities
Zie hoofdstuk 1 voor de definities
4.2. Doel verwerking
De hoofddoelen van de verwerking van persoonsgegevens zijn:
• Evaluatie van L&D-programma’s;
• Uitvoeren van Assessments
De persoonsgegevens worden verzameld via vragenlijsten die worden ingevuld door de L&D professional. Er zullen niet meer persoonsgegevens worden opgeslagen of bewaard dan voor het doel noodzakelijk is.
4.3. Grond voor de verwerking
4.3.1. De grond voor de verwerking van persoonsgegevens is de toestemming van de respondent.
4.3.2 De respondent kan zijn of haar toestemming te allen tijde intrekken.
4.4. De categorieën van persoonsgegevens die van derden worden verkregen
In bijlage C bij dit reglement worden de categorieën van persoonsgegevens vermeld die niet door de respondent maar door derden worden opgegeven, en ook de ontvangers van deze gegevens. Daarbij worden ook de bron en de doelstelling vermeld.
4.5. Ontvangers van persoonsgegevens
Persoonsgegevens van de respondent worden uitsluitend verstrekt aan L&D-programma manager en de Cliënt van de L&D-professional.
4.6. Rechten van de respondent
4.6.1 Recht op inzage
De respondent heeft het recht kennis te nemen van de op zijn of haar persoon betrekking hebbende persoonsgegevens en daarvan een kopie te ontvangen. Hij of zij dient daartoe een schriftelijk verzoek in bij de functionaris van UNLOQ. UNLOQ deelt haar beslissing binnen vier weken na het verzoek schriftelijk aan de respondent mee.
4.6.2 Recht op rectificatie
De respondent kan verzoeken om verbetering of aanvulling van op hem of haar betrekking hebbende persoonsgegevens om fouten of omissies te herstellen. Hij of zij dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij UNLOQ. UNLOQ deelt zijn beslissing binnen vier weken na het verzoek schriftelijk aan de respondent mee.
4.6.3. Recht op vergetelheid
De respondent heeft het recht op het onverwijld doen wissen van persoonsgegevens als:
• de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verstrekt,
• hij of zij de toestemming als bedoeld in artikel 4.3.1 heeft ingetrokken en er geen andere rechtsgrond is voor de verwerking;
• de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt, of
• de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting van UNLOQ.
De respondent dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij UNLOQ. UNLOQ deelt haar beslissing binnen vier weken schriftelijk aan de respondent mee.
4.6.4. Recht op beperking van de verwerking
De respondent heeft het recht op een tijdelijke beperking van de verwerking als:
• de juistheid van de persoonsgegevens door de respondent wordt betwist;
• de verwerking onrechtmatig is maar de respondent geen wissing van de persoonsgegevens verlangt;
• UNLOQ niet langer over de gegevens hoeft te beschikken, maar de respondent de gegevens wel nodig heeft;
• De respondent bezwaar heeft gemaakt tegen het verwerken van de persoonsgegevens.
De respondent dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij UNLOQ. UNLOQ deelt haar beslissing binnen vier weken schriftelijk aan de respondent mee.
4.6.5. Recht op overdraagbaarheid van gegevens
De respondent heeft er recht op de persoonsgegevens die aan UNLOQ zijn verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en om die gegevens aan een derde over te dragen zonder daarbij door UNLOQ te worden gehinderd.
4.6.6 Recht op het indienen van een klacht
Als de respondent van mening is dat de bepalingen van dit reglement en/of de Algemene Verordening Gegevensbescherming niet worden nageleefd, heeft deze het recht daar een klacht over in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
4.7. Bewaartermijnen
De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Maximaal 100 weken na activeren van een respondent-account binnen de UNLOQ Campus People Analytics, zijnde de maximale evaluatieperiode van een L&D programma, wordt het desbetreffende account automatisch gedeactiveerd. Een respondent-account kan ook handmatig door de L&D-professional gedeactiveerd worden.
4.8. Overdracht persoonsgegevens
Overdracht van persoonsgegevens naar een andere verantwoordelijke is niet toegestaan tenzij de respondent hiervoor zijn uitdrukkelijke toestemming verleent.
4.9. Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 01 december 2022.
4.10. Recht op bezwaar
De respondent heeft te allen tijde het recht om vanwege met zijn of haar specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens. Hij of zij dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij UNLOQ. UNLOQ deelt haar beslissing binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk aan de respondent.
BIJLAGE A
Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke:
UNLOQ – Stationsstraat 24-01, 5038 ED Tilburg
Functionaris voor de gegevensbescherming: Head of Technologie
Telefoon: 033-247 34 28
E-mail: privacy@unloq.org
BIJLAGE B
Contactgegevens verwerkers:
• De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid: UNLOQ., gevestigd te Tilburg. Adres: Stationsstraat 24-01, 5038 ED Tilburg
• De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid: True B.V., gevestigd te Amsterdam. Adres: Keienbergweg 100, 1101 GH Amsterdam
• De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid: Mobile Tulip B.V., handelend onder de naam 'MessageBird'., gevestigd te Amsterdam. Adres: Baarsjesweg 285, 1058 AE Amsterdam
BIJLAGE C
Van derden verkregen persoonsgegevens
Doelen:
A) Evaluatie van L&D-programma’s
B) Uitvoeren van Assessments
Categorie Doel Bron Ontvanger
Naam respondent A + B Client Programma Manager en L&D-professional
Mailadres respondent A + B Client Programma Manager en L&D-professional